Paritätisches Digitalforum

Microsoft Teams und Office 365 in der Sozialen Arbeit erfolgreich einsetzen

Paritätische Akademie Berlin gGmbH
659,- für Mitglieder, sonst 899,-
09:3017:00 02.06.2020 - 03.06.2020, 09:30 - 17:00 Uhr
Anmeldeschluss: 05.05.2020

Digitalisierung in allen Lebensbereichen

Besonders deutlich wird sie an unserem Arbeitsplatz. Flexibles Arbeiten am digitalen Arbeitsplatz der Zukunft bedeutet selbstbestimmteres Arbeiten und bringt Arbeitnehmer künftig generell in eine aktivere Rolle. Dies gelingt jedoch nur mit einem umfassenden Kulturwandel im Denken und Handeln von Unternehmen und die Digitalisierung erweitert die Potenziale der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit. Als Unterstützung für den Wandel der Unternehmenskultur sind digitale Werkzeuge unverzichtbar: Chats fördern die Kommunikation auf Augenhöhe, eine interne Community ist Informations- und Darstellungsplattform und macht es dem Team leichter, internes Wissen zu lokalisieren und zu teilen. Die kollaborative Arbeit in offenen Dokumenten bildet die Grundlage für die tägliche Arbeit. Dies zeigt sich etwa in der Nutzung gemeinsamer Dokumente, die in Echtzeit geteilt und bearbeitet werden, ohne den Umweg über die Zusammenführung verschiedener Versionen gehen zu müssen. Chat-basierte Arbeitsräume können zudem die konstruktive Diskussion kontroverser Projekte erleichtern oder bei der Ideenfindung und Konzeption von Projekten helfen. Selbst verfasste Beiträge im Intra- und Internet aus persönlicher Sicht der Mitarbeiter können am Arbeitsplatz der Zukunft für mehr Transparenz in der Projektarbeit sorgen. Sie tragen außerdem dazu bei, Inhalte interaktiver zu kommunizieren und schneller zu verbreiten.

Aufgaben überall flexibel erledigen

Für jedes Unternehmen ist die Digitalisierung mit grundlegenden Veränderungsprozessen verbunden. Schon heute sind viele Aufgaben nicht mehr an einen Standort gebunden. Wo gearbeitet wird, ist zunehmend bedeutungslos. Mit Kollaborations-Werkzeugen und Cloud-Anwendungen sind Daten überall verfügbar und können jederzeit bearbeitet werden. Für den/die Mitarbeitende ist das ein wesentlicher Vorteil, weil er/sie selbst entscheiden kann, wann und wo er/sie arbeitet. Über Videokonferenzen und Chats bleibt die Verbindung zu den Kolleginnen und Kollegen jederzeit verfügbar. Die eigenen Aufgaben sind überall flexibel zu erledigen.

Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet dazu die passenden Lösungen und dieser Workshop eine Unterstützung für eine erfolgreiche Implementierung und Einführung in dem eigenen Unternehmen aus der Sozialwirtschaft an.

Kurzübersicht zum Workshop Microsoft-Teams und Office 365:

·        Erste Schritte mit Microsoft Teams

·        Ein Team erstellen und Mitarbeitern verwalten

·        Kanäle und Registerkarten erstellen

·        Aufgaben und Agile Steuerung im MS Planner steuern

·        Mit MS OneNote in Microsoft Teams zusammenarbeiten

·        Dateien mit anderen Teilen und bearbeiten (Microsoft OneDrive)

·        Workflows in Microsoft Teams etablieren

·        Unterhaltung in Microsoft Teams organisieren

·        Besprechungen in Microsoft Teams planen

·        Weitere Apps in Microsoft Teams verknüpfen

Effizienter Wissenstransfer

Modernes Arbeiten geht weit über das bisherige Verständnis von Zusammenarbeit hinaus. In herkömmlichen Strukturen erhalten Mitarbeiter je nach Kenntnisstand und Qualifikation eine Aufgabe zugewiesen. In den neuen Organisationsformen teilen alle Beteiligten ihr Wissen und ihre Meinungen zu einem Projekt. Mit Social Collaboration werden beispielsweise Strategien erarbeitet, hinterfragt und optimiert. Über Werkzeuge wie SharePoint kann die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz der Zukunft in Echtzeit erfolgen und bildet damit eine Grundlage für die schnellere Kommunikation und effizienten Wissenstransfer. Die digitale Zusammenarbeit ermöglicht in der Zukunft auch die Einbeziehung von Klienten, Kostenträgern und Netzwerkpartnern. Das transparente Teamwork verhindert Wissenslücken und vermeidet Verständnisprobleme. Mit der Unterstützung von Microsoft Teams lassen sich die geeigneten Dienste und Lösungen einfach in die Arbeitsprozesse integrieren.

 

Digital Convenience

Die technischen Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Kommunikation sind heute bereits verfügbar. Auf dem Weg zur Digitalisierung und zum Arbeitsplatz der Zukunft ist aber auch der Umgang mit den Werkzeugen wichtig. Die Mitarbeiter müssen bereit sein, diese Tools gern zu nutzen. Das Stichwort dazu lautet „Digital Convenience“ und geht mit der Frage einher, wie man die Akzeptanz für durchgängige digitale Prozesse im Unternehmen schafft. Die Mitarbeiter sollen diese Transformation mittragen und im besten Fall sogar aktiv mitgestalten.

Unternehmen benötigen Spezialisten, die ihre Mitarbeiter mit hoher digitaler und sozialer Kompetenz an neue Werkzeuge heranführen. Ebenso wichtig ist die kontinuierliche Begleitung in diesem Umfeld. Die bewährten Methoden von Microsoft Teams tragen dazu bei, neue Technologien unter Einbeziehung der Anwender einzuführen.


Bewusstsein für den Umgang mit Daten

Wo Mitarbeiter ihre Aufgaben zunehmend eigenverantwortlich organisieren, gewinnt die Sicherheit an Bedeutung. Mobile Geräte bergen zahlreiche Schwachstellen, denen nur mit einem Sicherheitsverhalten entgegengewirkt werden kann. Vor allem, wenn Mitarbeiter ihre persönlichen Geräte für die Arbeit benutzen, ist die IT-Sicherheit des gesamten Unternehmens unkontrollierten Gefährdungen ausgesetzt. Es geht darum, ein umfassendes Bewusstsein für den Umgang mit Daten zu schaffen. Mit den geeigneten Regelungen ist es möglich, digitale Dokumente zuverlässig zu schützen und die Kommunikation vor unbefugten Zugriffen zu bewahren.

Viele Unternehmen nutzen zwar bereits Maßnahmen zur Sicherheit, sind sich aber nicht bewusst, welche Veränderungen durch die zunehmende Digitalisierung auf sie zukommen. Microsoft Teams bietet mit plattformübergreifenden Lösungen und sicherer Cloud-Integration mit Servern in Deutschland die Voraussetzungen für den DSGVO-konformen Einsatz.


Nach dem Workshop wissen Sie genau, wie der Alltag mit Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen in Zukunft aussehen kann. Sie erarbeiten an vorbereiteten Endgeräten einen Prototyp von Microsoft Teams, der zu Ihrem Unternehmen, seinen Arbeitsprozessen und Struktur passt. Die Teilnehmenden haben konkrete Szenarien aus Ihrer alltäglichen Praxis in Microsoft Teams durchgearbeitet.

 

Begleitung und Coaching mit 2 Dozenten aus der Praxis

Innerhalb von 2 Tagen arbeiten wir gemeinsam ein passendes Konzept für Microsoft Teams und entwickeln ein funktionierendes Startszenario für Ihr Unternehmen in der Sozialwirtschaft, welches Sie in der Praxis Schritt für Schritt weiter ausbauen können.

Übersicht:

·        Reflexion: Welche Prozesse, Strukturen und Arbeitsweisen bestimmen heute die Arbeit in Ihrem Unternehmen? Welche Änderungen soll es zukünftig evtl. geben?

·        Definition der wesentlichen Personas: Welche Anspruchsgruppen gibt es im Unternehmen für Microsoft Teams?

·        Konzeptverfeinerung und Umsetzung von Microsoft Teams

·        Design der zukünftigen Arbeitsgruppen

·        Projektplanung & Projektmanagement: Projekte und Projektteams aufsetzen und steuern

·        Kollaboration & Kommunikation: Kollaborationstools in Microsoft Teams und Office 365

·        Datenablage und Datenaustausch: von der mobilen Arbeit bis zu Berechtigungskonzepten

·        Datenschutz und Compliance (DSGVO-konform arbeiten)

Bitte bringen Sie einen eigenen Laptop mit, idealerweise mit Office 365 und Teams (eine Teilnahme ohne vorherige Installation der Software ist dennoch möglich).

Weitere Informationen

Ansprechpartnerin: Cengizhan Yüksel

Cengizhan Yüksel
Telefon: 030 275 8282 15

Termine

02. Jun 2020 09:30 - 17:00 Uhr
03. Jun 2020 09:00 - 16:30 Uhr

Dozierende

Dozent-/in:  Joel Dunand

Joel Dunand

Studium Informations- und Kommunikationsmanagement, Sozialmanagement, Geschäftsführer des Sozial-Therapeutischen Instituts Berlin-Brandenburg e.V.

Tobias Fringel

Veranstaltungsort

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Tucholskystr. 11
10117 Berlin
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